Архивная обработка документов — один из важнейших этапов в процессе создания архива на предприятии. А так как любая компания должна отправлять бумаги на хранение в архив, не будет преувеличением мысль, что рано или поздно, каждый руководитель столкнется с необходимостью провести эти работы.
В этой статье мы поговорим о том, что это такое, как проводится такая обработка, кто ей должен заниматься и в каких случаях она необходима.
Что такое архивная обработка?
Архивная обработка дел — это комплекс мероприятий по отбору документов для долгосрочного хранения, их анализ, систематизация, переплет и оформление в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации.
Этапы проведения архивной обработки
Процедура состоит из следующих стадий:
- экспертиза практической и научной ценности документов — то есть тщательный анализ бумаг и поиск ответа на вопрос, нужно ли отправлять их на хранение в архив (дело в том, что далеко не все бумаги подлежат обязательному хранению);
- определение сроков хранения каждого документа — закон устанавливает разные периоды, какие-то бумаги нужно хранить совсем недолго, какие-то — целыми десятилетиями;
- систематизация по типу, степени важности и другим критериям;
- оформление дел в соответствии с принятыми на данный момент правилами и требованиями закона;
- выделение дел с истекшим сроком годности — их нужно будет впоследствии отправить на уничтожение;
- подготовка соответствующих актов.
Кто выполняет работы?
Работы могут проводить как сотрудники вашей компании, так и нанятые специалисты или компании-подрядчики. При выборе того или иного способа важно понимать, что эта задача требует серьезной подготовки. От ответственного за нее потребуется глубокое знание современного законодательства в области архивной деятельности, ответственность, внимательность, педантичность, способность обрабатывать большие объемы информации, аккуратность и грамотность.
Именно поэтому многие руководители решают не возлагать задачу на плечи своих подчиненных, а довериться профессионалам.
Когда необходимо проводить архивную обработку дел?
Архивная обработка требуется в следующих случаях:
- создание архива на предприятии с нуля или восстановление запущенного архива;
- передача бумаг на внеофисное хранение в профессиональные архивохранилища;
- передача документов в государственные архивные фонды, эта задача встает перед руководством при ликвидации компании и в некоторых других случаях.
В каждом конкретном случае тонкости процедуры могут немного отличаться. Но обработка, а также иногда и подготовка сопроводительной документации все же будет необходима.